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信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常的信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。回执——对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后,通常需要统计(回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地的时间、迎送要求等等)和确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。宝山区信息会展服务信息中心
茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要,中、小型会议,特别是公司或者组织高层会议,会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会,当然提供的饮品可能不限于中国茶,点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等,一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料,点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等,点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘,有的还有中式糕点。宝山区信息会展服务信息中心回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网络或者电话均可。
所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的,在预算时通常按类别笼统计算,不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作,那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可,由双方财务或者相关人员核定。再者,应当告诉翻译发言者通常的语速,有条件的可以把以往的映像资料交给翻译,让其熟悉一下,并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泻,对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露,在此期间内雇用方有权要求翻译保密,并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。
设计行动日程表也是必不可缺少的一环。会展项目的行动日程必须精心设计,策划方案的制作、方案的实施不得延误,每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制,以保证方案的实施能够顺利进行,否则就会严重影响会展的成功举办。撰写会展项目策划方案就是将策划的终成果整理成书面材料,即策划书,也称企划案,其主体内容包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施,各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一。其可涵盖内容如可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划书、宣传手册等围绕某次展前、展中以及展后的所有策划文案。设计行动日程表也是必不可缺少的一环。
回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网络或者电话均可。回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,需要发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安排餐饮。信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件。宝山区信息会展服务信息中心
会展市场调查与分析是会展策划的基础。宝山区信息会展服务信息中心
大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用电脑签到。一般情况下,签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全,对于签到及入住安排有很大帮助。宝山区信息会展服务信息中心
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